Tips Memilih Vendor dan Mitra yang Tepat untuk Event MICE
JAKARTA - MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition) merupakan bagian penting dari strategi bisnis dan pemasaran banyak perusahaan dewasa ini. Acara ini juga tak jarang menjadi tonggak penting dalam mencapai tujuan perusahaan.
Kesuksesan sebuah acara MICE tidak hanya ditentukan oleh konsep acara, namun juga kolaborasi apik dan solid dengan vendor dan mitra lain yang terlibat dalam penggarapannya.
Inilah yang membuat proses pemilihan vendor dan mitra menjadi hal penting. Berkaitan dengan hal tersebut, berikut tips praktis untuk memilih vendor dan mitra yang tepat guna menjamin kelancaran dan keberhasilan acara MICE Anda.
1.Analisis Kebutuhan Acara
Sebelum memasuki proses pemilihan vendor dan mitra, lakukan analisis mendalam terhadap kebutuhan acara Anda. Tentukan tujuan acara, jenis acara, jumlah peserta yang diharapkan, dan lokasi yang paling cocok. Dengan begitu, Anda bisa mempersempit pilihan vendor yang sesuai.
2.Riset Vendor dan Mitra
Riset merupakan kunci dalam memilih vendor dan mitra yang tepat. Buat daftar calon vendor dan mitra yang mungkin sesuai dengan kebutuhan Anda, lalu teliti portofolio mereka. Tinjau acara-acara sebelumnya yang mereka kelola, ulasan dari klien sebelumnya, dan prestasi yang telah mereka capai.
3.Evaluasi Pengalaman dan Spesialisasi
Penting untuk memilih vendor atau mitra yang memiliki pengalaman dalam mengelola acara MICE. Pastikan pengalaman mereka sesuai dengan jenis acara yang Anda rencanakan. Sebagai contoh, jika Anda akan menggelar konferensi besar, pastikan mereka memiliki keahlian dalam mengelola acara serupa.
4.Transparansi Biaya
Biaya acara bisa menjadi aspek yang membingungkan. Pastikan untuk meminta penawaran harga yang jelas dan transparan dari setiap vendor dan mitra. Pastikan bahwa semua biaya termasuk dalam penawaran, dan tanyakan tentang kemungkinan biaya tambahan yang mungkin muncul.
5.Kelengkapan Fasilitas
Sesuaikan kebutuhan fasilitas acara Anda dengan apa yang ditawarkan vendor atau mitra. Pastikan mereka dapat menyediakan ruang pertemuan yang memadai, peralatan presentasi, dan segala fasilitas lain yang diperlukan sesuai dengan karakter acara Anda.
6.Ketersediaan dan Kapasitas
Penting untuk memastikan ketersediaan vendor atau mitra pada tanggal yang diinginkan. Selain itu, pastikan mereka memiliki kapasitas yang memadai dalam menangani jumlah peserta yang Anda harapkan. Dalam hal ini, booking jauh-jauh hari bisa menjadi strategi yang cerdas.
7.Negosiasi Kontrak
Setelah menetapkan pilihan, jangan ragu untuk bernegosiasi kontrak. Pastikan semua persyaratan dan kebutuhan Anda tercakup dalam kontrak, termasuk jadwal pembayaran, klausul pembatalan, dan hal-hal lain yang relevan.
Dengan begitu. bisa dibilang memilih vendor dan mitra yang tepat untuk acara MICE bukanlah tugas yang mudah. Karena Anda perlu melakukan analisis mendalam, riset memadai, dan memerhatikan detail-detail penting.
Untuk menghasilkan event MICE yang berkesan dan sukses, Anda bisa menggunakan jasa AladinTravel by Mister Aladin yang menyediakan kebutuhan berbabagi corporate events, dari menentukan tema, lokasi, dan hiburan untuk memeriahkan acara.
AladinTravel by Mister Aladin juga akan membantu Anda dan perusahaan dalam merencanakan acara MICE dan memudahkan Anda dalam melakukan budgeting perjalanan dengan menggunakan AladinTravel Booking System (ATBS).
Sistem tersebut dapat membantu Anda dalam melakukan pemesanan secara mandiri dengan konfirmasi instan. Anda juga tetap bisa memesan tiket pesawat, paket tur, wisata religi, hingga layanan premium VIP services.
ATBS juga menerima layanan implant, penempatan satu orang ahli yang siap membantu Anda dalam merencanakan perjalanan bisnis. Saat ini, AladinTravel by Mister Aladin sudah tersebar di beberapa kota besar di Indonesia, seperti Jakarta, Surabaya, dan Bali.
Hubungi hotline wa.me/628118280808 dan nikmati kemudahan dan keuntungan dalam layanan AladinTravel by Mister Aladin. Jadikan perencanaan perjalanan bisnis Anda lebih mudah dan praktis bersama AladinTravel by Mister Aladin.*
(Siska Maria Eviline)
